De werkpostfiche is de vrucht van de risicoanalyse

Voor elke werkpost of functie waarvoor (voorafgaand) gezondheidstoezicht nodig is, is het een wettelijke verplichting om een werkpostfiche in te vullen als men een uitzendkracht wil inzetten voor die job.

PI raadt de gebruikers wel aan om voor alle werkposten een werkpostfiche op te maken en te bezorgen aan het uitzendbureau. Dus ook die waarbij er geen voorafgaand gezondheidstoezicht nodig is en een werkpostfiche volgens de welzijnswetgeving dus niet verplicht is.  Op die manier is er eenvormigheid voor alle werkposten/ functies en kan het uitzendbureau gemakkelijker verifiëren of de gebruiker heeft beoordeeld of er al dan niet een gezondheidstoezicht nodig is voor die werkpost. Het uitzendbureau moet dit weten omdat het de taak is van het uitzendbureau om het voorafgaand gezondheidstoezicht van uitzendkrachten te organiseren.

Een werkpostfiche blijft geldig zolang de risico's van een werkpost niet wijzigen.

Actualiseren is nodig als bijvoorbeeld de functie wijzigt (bv. een operator die als extra ook paletten moet gaan ophalen in het magazijn), de arbeidsmiddelen veranderen (bv. nieuwe machines), de wetgeving wijzigt (bv. veranderingen in gezondheidstoezicht), de omgeving  verandert (bv. een werknemer die verhuist van een stille werkruimte naar een lawaaierige omgeving),…

Een bedrijf (gebruiker) moet volgens de welzijnswetgeving regelmatig de risicoanalyse van de werkposten herhalen. Het is een goede praktijk om dan ook te checken of de werkpostfiches nog overeenkomen met die risicoanalyse.

De welzijnswetgeving verplicht geen handtekening door de uitzendkracht.

Het uitzendbureau moet een kopie van een goed ingevulde werkpostfiche bezorgen aan de uitzendkracht en zorgen dat de uitzendkracht goed geïnformeerd is over de inhoud van die werkpostfiche.

Om te kunnen bewijzen dat dit is gebeurd, vragen veel uitzendbureaus aan de uitzendkracht om de werkpostfiche af te tekenen. Een uitzendbureau zou ook een andere manier van bewijs kunnen gebruiken.

Een handtekening van de uitzendkracht kan een psychologisch voordeel hebben. Als men iemand vraagt om een document te ondertekenen zal hij/zij wellicht meer aandacht hebben voor de inhoud en uitleg.

Als de gebruiker de werkpostfiche gebruikt als registratiedocument voor het onthaal, vraagt de gebruiker ook vaak dat de uitzendkracht zelf ook tekent (in luik C).

De enige handtekening op de werkpostfiche die verplicht is door de welzijnswetgeving (Codex X.2) is die van de verantwoordelijke van het onthaal (in luik C van de werkpostfiche). Dit geldt bovendien alleen maar als de werkpostfiche wordt gebruikt als registratiedocument voor het onthaal van de uitzendkracht.

Het is wel mogelijk dat uitzendbureaus en/of gebruikers in hun interne procedures toch het gebruik van een handtekening hebben ingebouwd. Bijvoorbeeld een gebruiker die luik A aftekent, of een uitzendkracht die de werkpostfiche tekent voor ontvangst.

De welzijnswetgeving eist geen handtekening van de gebruiker op luik A van de werkpostfiche.

De gebruiker moet aan het uitzendbureau een goed ingevulde werkpostfiche bezorgen. Dit moet aantoonbaar zijn. De wetgeving laat open hoe men dat aantoont. Sommige uitzendbureaus vragen dat gebruikers de werkpostfiche ondertekenen (let wel: dit kan dan enkel luik A van de werkpostfiche zijn!). Men kan ook digitale communicatie als bewijs gebruiken (vb. e-mail).

Een arbeidsarts moet de werkpostfiche niet ondertekenen. Op de werkpostfiche moet wel de datum van het advies van de arbeidsarts worden genoteerd. Deze datum is een impliciete handtekening omdat die verwijst naar een (geschreven) advies van de arbeidsarts over die werkpostfiche.

De preventieadviseur moet de werkpostfiche niet ondertekenen. Op de werkpostfiche moet wel de datum van het advies van de preventieadviseur worden genoteerd. Deze datum is een impliciete handtekening omdat die verwijst naar een (geschreven) advies van de preventieadviseur over die werkpostfiche.

Het Comité PBW (of de vakbondsafvaardiging) moet de werkpostfiche niet ondertekenen. Op de werkpostfiche moet wel de datum van het advies van het Comité worden genoteerd. Deze datum is een impliciete handtekening omdat die verwijst naar een (geschreven) advies van het Comité over die werkpostfiche, bijvoorbeeld in een vergadering van het Comité.

Een gebruiker is niet verplicht om voor elk uitzendbureau apart een verschillende werkpostfiche voor eenzelfde werkpost/functie te bezorgen.

De gebruiker vult een werkpostfiche immers in op basis van zijn risicoanalyse van de werkpost/functie. Hij kan diezelfde werkpostfiche gebruiken om bij verschillende uitzendbureaus aan te kloppen voor een uitzendkracht voor dezelfde werkpost/functie.

 

Ja. De gebruiker kan een ingevulde werkpostfiche (luik A + B + C) gebruiken als registratiedocument voor het onthaal van de uitzendkracht.

Opgelet!
Dit betekent evenwel niet dat de werkpostfiche alle info bevat die nodig is voor een goed onthaal. Naast de werkpostfiche zijn er bijvoorbeeld de instructies om met een machine te werken, info over het evacuatieplan,….