De werkpostfiche is de vrucht van de risicoanalyse

Luik C moet enkel worden ingevuld als de gebruiker de werkpostfiche als registratiedocument voor het onthaal van de uitzendkracht gebruikt.
In dat geval vult de persoon die verantwoordelijk is voor het onthaal dit luik C in, dateert en ondertekent het. Dit kan de gebruiker zijn of een lid van de hiërarchische lijn die door de gebruiker is aangesteld als verantwoordelijke voor het onthaal.

Elke uitzendkracht moet volgens de welzijnswetgeving een onthaal krijgen waarin de gebruiker de nodige uitleg geeft om veilig te werken bij zijn bedrijf. Als bewijs van het uitvoeren van het onthaal, moet de gebruiker dit onthaal registreren. Dit kan met een eigen document van de gebruiker (dat hij bijvoorbeeld ook gebruikt voor het onthaal van zijn vaste werknemers). Voor uitzendkrachten kan hij in plaats daarvan de werkpostfiche gebruiken.

Neen. De gebruiker is verantwoordelijk voor het invullen van de werkpostfiche en het bezorgen van de ingevulde werkpostfiche aan het uitzendbureau. Het is immers de gebruiker die via een risicoanalyse van de werkpost de inhoud van de werkpostfiche moet bepalen (zoals de preventiemaatregelen die nodig zijn om veilig op die werkpost te werken).

De gebruiker vult altijd luik A van de werkpostfiche in.

Het uitzendbureau vult daarna luik B aan.

De gebruiker vult tenslotte luik C in (als hij de werkpostfiche gebruikt als registratiedocument voor het onthaal).

Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de werkpostfiche in te vullen.

Als uitzendbureau kan je de gebruiker wel wijzen op beschikbare hulpmiddelen, zoals de websites van PI, andere informatiebronnen, de mogelijkheid om de hulp in te roepen van zijn externe dienst PBW,…

Het uitzendbureau mag evenwel niet in plaats van de gebruiker zelf de werkpostfiche invullen. Enkel de gebruiker mag en kan immers de risicoanalyse uitvoeren die aan de basis ligt van een werkpostfiche.

De werkpostfiche is niet alleen een wettelijk verplicht document, maar het is vooral een zeer belangrijk communicatiemiddel.
Een goed ingvulde werkpostfiche laat de gebruiker toe om over alle relevante risico’s te communiceren met het uitzendbureau. Het uitzendbureau kan op zijn beurt op basis van deze info een geschikte uitzendkracht selecteren. De werkpostfiche is voor de arbeidsarts de basis om een correct medisch onderzoek uit te voeren. De uitzendkracht krijgt via de werkpostfiche nuttige informatie over de risico’s en preventiemaatregelen op zijn/haar toekomstige werkpost.

De gebruiker is er volgens de welzijnswetgeving voor verantwoordelijk dat de uitzendkracht de correcte veiligheidsschoenen ter beschikking heeft als uit zijn risicoanalyse blijkt dat er veiligheidsschoenen nodig zijn op die werkpost.

Soms is er een contractuele afspraak tussen het uitzendbureau en de gebruiker dat het uitzendbureau de veiligheidsschoenen bezorgt aan de uitzendkracht. Dan is het uiteraard zeer belangrijk dat het uitzendbureau de juiste veiligheidsschoenen voorziet. Voldoende informatie op de werkpostfiche is daarom noodzakelijk, zoals het type schoen (S1, S2, S3,…) en andere relevante info (vb. hoge of lage schoenen)

Ook in het geval van zo’n contractuele afspraak moet de gebruiker er zich nog steeds van vergewissen dat de uitzendkracht  het juiste type veiligheidsschoenen heeft en draagt.

De welzijnswetgeving schrijft niet letterlijk voor in welke taal je een werkpostfiche moet invullen. Je kan best dezelfde taalregels als voor sociale documenten toepassen.

In de eerste plaats is de werkpostfiche een communicatiemiddel. Het is belangrijk dat alle betrokken partijen (gebruiker, uitzendbureau, arbeidsarts én uitzendkracht) de werkpostfiche verstaan én begrijpen.

Dit betekent niet dat een uitzendkracht per definitie een werkpostfiche in zijn eigen taal moet ontvangen. Het uitzendbureau kan ook zorgen dat de uitzendkracht via een duidelijke uitleg in een taal die de uitzendkracht begrijpt, goed is geïnformeerd over de inhoud van de werkpostfiche. PI biedt modelwerkpostfiches aan in verschillende talen. Tekeningen of pictogrammen kunnen ook helpen. Daarnaast kan een heldere uitleg over de in de werkpostfiche gebruikte vakterminologie ervoor zorgen dat de uitzendkracht beter gewapend is om veilig te werken vanaf de eerste minuut.

De gebruiker moet de werkpostfiche aanpassen als de taken en de daarbij horende risico’s wijzigen.

Het is verboden om een uitzendkracht tewerk te stellen aan een andere werkpost of functie indien deze werkpost of functie andere risico’s inhoudt dan deze die vermeld zijn op de werkpostfiche (Codex, art. X.2-18).

Het is belangrijk dat er hierover een goede communicatie is en duidelijke afspraken zijn tussen het uitzendbureau en gebruiker.

De uitzendkracht moet er zich op zijn/haar beurt van bewust zijn dat hij/zij enkel mag doen wat op de werkpostfiche is vermeld. Bij wijziging van die taken moet hij/zij de gebruiker en/of het uitzendbureau hierover aanspreken.

Ja. Een zelfstandige moet een werkpostfiche opstellen als er gezondheidsrisico’s zijn verbonden aan de werkpost van de uitzendkracht die hij wil inlenen.

Van zodra een zelfstandige een beroep doet op een uitzendkracht wordt hij – voor de welzijnswetgeving -  beschouwd als de (feitelijke) werkgever. Hij moet daarom net als alle werkgevers voldoen aan de welzijnswetgeving. Dit betekent o.a. het opmaken van een risicoanalyse van de werkpost. De zelfstandige sluit zich aan bij een externe dienst PBW die kan helpen bij het opstellen van de risicoanalyse. Als uit die risicoanalyse blijkt dat er gezondheidsrisico’s zijn op de werkpost, dan is een werkpostfiche verplicht.

Neen. Een gebruiker moet voor alle werkposten een risicoanalyse maken, ook voor die van zijn vaste werknemers. Hij moet die risicoanalyse regelmatig actualiseren binnen het zogenaamde “dynamisch risicobeheersingssysteem’. Zo’n risicoanalyse gebeurt op het niveau van de organisatie in haar geheel, op het niveau van elke groep van werkposten of functies en op het niveau van het individu.

Wanneer de gebruiker voor een bepaalde werkpost of functie een uitzendkracht wil inzetten, dan stelt hij op basis van die – normaal al uitgevoerde – risicoanalyses een werkpostfiche op. Het invullen van een werkpostfiche zou dus normaal heel vlot moeten kunnen.